Ponaglenie to stosunkowo nowa instytucja mająca na celu mobilizować organy administracji publicznej do rozpatrywania spraw w terminach określonych przepisami prawa.
Ile czasu ma organ na rozpatrzenie sprawy?
W świadomości wielu urzędników do dzisiaj istnieje przekonanie, że termin na rozpatrzenie sprawy wynosi 30 dni. Tak naprawdę zgodnie z Kodeksem postępowania administracyjnego organy zobowiązane są do rozpatrywania sprawy bez zbędnej zwłoki. Co to oznacza?
Zdaniem Naczelnego Sądu Administracyjnego [1] termin bez zbędnej zwłoki (niezwłocznie) oznacza termin realny, mający na względzie okoliczności miejsca i czasu, a także regulacje zawarte w przepisach postępowania i prawa materialnego. Użyty w art. 35 § 2 k.p.a. nakaz niezwłocznego załatwienia sprawy, nie oznacza “natychmiast”. Organ powinien dysponować realnym, w konkretnych okolicznościach, czasem potrzebnym do przeanalizowania stanu prawnego i faktycznego sprawy oraz wydania i uzasadnienia rozstrzygnięcia w sprawie. Organ powinien zatem wydać rozstrzygnięcie bez nieuzasadnionego odwlekania tej czynności. Nie można zarzucić naruszenia uregulowań zawartych w art. 35 k.p.a., w sytuacji gdy sprawa została załatwiona przed upływem miesiąca od daty złożenia wniosku. Zdaniem sądu nie bez znaczenia dla takiej oceny terminowości działania organu jest okoliczność, że po złożeniu pisma inicjującego postępowanie, strona składa kolejne pisma, w których treści zawiera kolejne żądania, przedstawia swoje stanowisko, a także wnosi o udzielenie dodatkowych informacji. Aktywność strony bez wątpienia miała wpływ na podejmowane przez organ czynności i terminowość załatwienia sprawy. Złożenie kolejnych pism procesowych przez stronę obliguje organ do zapoznania się z ich treścią i przeanalizowania ich w kontekście podejmowanych działań w sprawie. Zasada szybkości stanowi rzecz jasna istotną dyrektywę postępowania, jednak nie może być realizowana kosztem innych zasad, szczególnie tych, które nakładają na organ obowiązek podejmowania wszelkich niezbędnych działań w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego, w tym zakresu zgłaszanych żądań.
Niezwłocznie winny być załatwione sprawy, które mogą być rozpatrzone w oparciu o dowody przedstawione przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania lub w oparciu o fakty i dowody powszechnie znane albo znane z urzędu organowi, przed którym toczy się postępowanie, bądź możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza ten organ. Natomiast załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego winno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania.
Pod pojęciem “załatwienie sprawy” trzeba rozumieć wydanie w sprawie rozstrzygnięcia merytorycznego lub formalnoprawnego, kończącego postępowanie administracyjne w rozpatrywanej przez organ sprawie.
Co powinien zrobić organ w razie nierozstrzygnięcia sprawy w terminie?
W myśl art. 36 § 1 kodeksu postępowania administracyjnego o każdym przypadku niezałatwienia sprawy w ustawowym terminie, organ administracji publicznej obowiązany jest zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy. Ten sam obowiązek ciąży na organie administracji publicznej również w przypadku zwłoki w załatwieniu sprawy z przyczyn niezależnych od organu.
Co może zrobić strona, gdy organ nie załatwi sprawy w terminie?
Jeżeli sprawy nie załatwiono w terminie czyli postępowanie trwa dłużej niż 30 dni a w sprawach szczególnie skomplikowanych dłużej niż dwa miesiące lub organ nie wydał rozstrzygnięcia w terminie wskazanym przez siebie w zawiadomieniu o wyznaczeniu nowego terminu rozstrzygnięcia sprawy (bezczynność), lub postępowanie jest prowadzone dłużej niż jest to niezbędne do załatwienia sprawy (przewlekłość) strona ma prawo wnieść ponaglenie.
Pojęcie bezczynności
Z bezczynnością organu administracji publicznej mamy więc do czynienia wówczas, gdy w określonym w prawie terminie organ nie podejmuje żadnych czynności w sprawie lub, gdy wprawdzie prowadził postępowanie w sprawie, jednakże, mimo istnienia ustawowego obowiązku, nie kończy go wydaniem stosownego aktu lub nie podejmuje czynności. Dla stwierdzenia bezczynności organu w zakresie niewydania stosownego aktu lub niepodjęcia czynności nie ma znaczenia fakt, z jakich powodów organ zwleka z realizacją wniosku, a w szczególności, czy zwłoka spowodowana jest zawinioną lub też niezawinioną opieszałością organu.
Pojęcie przewlekłości
Pojęcie przewlekłego prowadzenia postępowania oznacza takie działanie organu (opieszałe, niesprawne, nieskuteczne, pozorne), które nie prowadzi do niezwłocznego załatwienia sprawy lub w terminach prawem przewidzianych, jak również nieuzasadnione przedłużanie przez organ terminu załatwienia sprawy. „Z przewlekłym prowadzeniem postępowania mamy do czynienia nie tylko wtedy, gdy organ nie podejmuje żadnych czynności, ale również wówczas, gdy podejmuje nieefektywne działania, które nie zmierzają do zebrania niezbędnego materiału dowodowego, nie wyjaśniają istotnych okoliczności i nie prowadzą do zakończenia postępowania. Ponadto wtedy, gdy między poszczególnymi czynnościami organu występują nieusprawiedliwione okresy przerw, które w sumie prowadzą do znaczącego i nieakceptowalnego z punktu widzenia zasad ekonomiki procesowej wydłużenia czasu trwania postępowania.” [2]
Wniesienie ponaglenia
Ponaglenie powinno zawierać oznaczenie strony, która wnosi ponaglenie (imię, nazwisko, ewentualnie nazwa spółki), adres strony wnoszącej ponaglenie, żądanie stwierdzenia bezczynności lub przewlekłości, ewentualnie także żądanie stwierdzenia, że bezczynność lub przewlekłość miały miejsce z naruszeniem prawa, podpis wnoszącego ponaglenie.
Oprócz tego ponaglenie powinno zawierać uzasadnienie. W uzasadnieniu należy przytoczyć okoliczności, twierdzenia i ocenę uzasadniające żądania ponaglenia a także opisać przebieg postępowania administracyjnego. Należy przytoczyć argumentację dotyczącą tego, że organ administracji był bezczynny, tj. nie załatwił sprawy w przewidzianym przez prawo terminie, albo że postępowanie było prowadzone przewlekle. Wymaga to wykazania, że organ administracji publicznej mógł załatwić sprawę przed upływem terminu. W uzasadnieniu można przedstawiać argumenty uzasadniające zarzut, że bezczynność lub przewlekłość miały miejsce z rażącym naruszeniem prawa. Nie ma wymogu, by załączać dowody potwierdzające fakt bezczynności lub przewlekłości.
Ponaglenie wnosi się do organu wyższego stopnia nad organem, który prowadzi postępowanie – w wielu przypadkach będzie to Samorządowe Kolegium Odwoławcze. Jeśli nie ma organu wyższego stopnia ponaglenie wnosi się do organu prowadzącego postępowanie. Istotne jest to, że ponaglenie wnosi się za pośrednictwem organu prowadzącego postępowanie i to ten organ przekazuje niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni, nasze odwołanie wraz z niezbędnymi odpisami akt sprawy. Zatem oryginał akt postępowania zostaje w organie prowadzącym postępowanie. Organ przekazując ponaglenie zobowiązany jest ustosunkować się do niego.
Wniesienie ponaglenia nie wstrzymuje biegu postępowania tzn. organ nadal może prowadzić postępowania a nawet wydać w tym czasie rozstrzygnięcie.
Organ rozpatruje ponaglenie w terminie 7 dni od daty otrzymania, po czym wydaje postanowienie, w którym wskazuje, czy organ rozpatrujący sprawę dopuścił się bezczynności lub przewlekłego prowadzenia postępowania, stwierdzając jednocześnie, czy miało ono miejsce z rażącym naruszeniem prawa. Jeśli organ stwierdzi bezczynność lub przewlekłość a postępowanie nie jest jeszcze zakończone to zobowiązuje organ rozpatrujący sprawę do załatwienia sprawy, wyznaczając termin do jej załatwienia. Organ zarządza także wyjaśnienie przyczyn i ustalenie osób winnych bezczynności lub przewlekłości, a w razie potrzeby także podjęcie środków zapobiegających bezczynności lub przewlekłości w przyszłości. W przypadku gdy bezczynność lub przewlekłość miały miejsce z rażącym naruszeniem prawa, w sentencji postanowienia należy zawrzeć stwierdzenie, że bezczynność lub przewlekłość miały miejsce z rażącym naruszeniem prawa.
Strona, która wniosła ponaglenie, wyczerpała środki zaskarżenia. Stanowi to przesłankę dopuszczalności skargi do sądu administracyjnego na bezczynność organu lub przewlekłość postępowania.
[1] Wyrok NSA z 23.10.2020 r., I OSK 1110/20, LEX nr 3110316.
[2] Wyrok WSA we Wrocławiu z 30.03.2021 r., III SAB/Wr 1687/20, LEX nr 3158924.
